Bedarfsanalyse#
Die Bedarfsanalyse steht am Anfang des Beschaffungsprozesses. Bevor Angebote eingeholt oder verglichen werden, muss klar sein: Was wird genau benötigt und warum?
flowchart LR
A[Bedarf\nerkennen] --> B[Bedarfsanalyse\ndurchführen]
B --> C[Lastenheft\nerstellen]
C --> D[Angebote\neinholen]
D --> E[Angebotsvergleich]
E --> F[Bestellung]1. Bedarfsarten#
| Art | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Primärbedarf | Direkt für den Kunden / das Produkt benötigt | Notebooks für neue Mitarbeiter |
| Sekundärbedarf | Abgeleitet aus dem Primärbedarf | Dockingstations, Mäuse, Tastaturen |
| Tertiärbedarf | Bedarf für Betriebsmittel | Druckerpatronen, Reinigungsmaterial |
| Bruttobedarf | Gesamtbedarf ohne Lagerbestand | 20 Notebooks |
| Nettobedarf | Bruttobedarf − vorhandener Lagerbestand | 20 − 3 = 17 Notebooks bestellen |
$$\text{Nettobedarf} = \text{Bruttobedarf} - \text{Lagerbestand}$$
2. Bedarfsermittlungsmethoden#
a) Verbrauchsorientiert (deterministisch)#
Bedarf wird aus historischen Verbrauchsdaten berechnet.
Geeignet für: regelmäßige Verbrauchsgüter (Druckerpatronen, Papier)
- Methoden: Mittelwert, Trendanalyse, Zeitreihenanalyse
b) Programmorientiert (stochastisch)#
Bedarf wird aus geplanten Projekten oder Aufträgen abgeleitet.
Geeignet für: Projektbeschaffungen (z.B. neue Server für ein geplantes Rechenzentrum)
c) Schätzung#
Bei neuartigen Bedarfen ohne Vergangenheitswerte.
3. Lastenheft und Pflichtenheft#
In der IT-Beschaffung werden die Anforderungen in zwei Dokumenten festgehalten:
| Lastenheft | Pflichtenheft | |
|---|---|---|
| Erstellt von | Auftraggeber (Kunde) | Auftragnehmer (Lieferant/Dienstleister) |
| Inhalt | Was soll das System können? (Anforderungen) | Wie wird es umgesetzt? (Lösungskonzept) |
| Zeitpunkt | Vor der Ausschreibung | Nach der Ausschreibung / Angebotsphase |
| Beispiel | „Das System muss 500 gleichzeitige Nutzer unterstützen." | „Wir setzen dafür einen Cluster mit 4 Knoten ein." |
| Verbindlichkeit | Grundlage für Ausschreibung | Vertragliche Basis |
Merkhilfe: Das Lastenheft kommt vom Lieferanten-Anforderungssteller (Auftraggeber), das Pflichtenheft kommt vom Produktersteller (Auftragnehmer).
4. Kriterien der Bedarfsanalyse in der IT#
Typische Fragen bei der Analyse des IT-Bedarfs:
| Kategorie | Fragen |
|---|---|
| Leistung | Wie viele CPU-Kerne, RAM, Speicher werden benötigt? |
| Anzahl | Wie viele Geräte/Lizenzen werden benötigt? |
| Kompatibilität | Welche bestehenden Systeme müssen integriert werden? |
| Verfügbarkeit | Wann wird das System benötigt? (Lieferzeit) |
| Budget | Welches Budget steht zur Verfügung? |
| Nutzungsdauer | Wie lange soll das System betrieben werden? |
| Rechtliches | Welche Normen/Zertifizierungen sind erforderlich? |
| Nachhaltigkeit | Energieeffizienz, Recyclingmöglichkeiten? |
5. Bedarfsanalyse im Beschaffungsprozess#
flowchart TD
A["1. Bedarfserkennung\n(intern: Fachabteilung)"] --> B["2. Bedarfsanalyse\n(Anforderungen definieren)"]
B --> C["3. Lastenheft\n(Was wird gebraucht?)"]
C --> D["4. Marktrecherche\n(Welche Anbieter gibt es?)"]
D --> E["5. Angebote einholen\n(Ausschreibung / Anfrage)"]
E --> F["6. Angebotsvergleich\n(qualitativ & quantitativ)"]
F --> G["7. Entscheidung\n& Bestellung"]Wichtige Hinweise für die Prüfung#
- Bedarfsanalyse = erster Schritt vor dem Angebotsvergleich
- Lastenheft = vom Auftraggeber, Pflichtenheft = vom Auftragnehmer
- Nettobedarf = Bruttobedarf − Lagerbestand
- In Prüfungsaufgaben: Lastenheft/Pflichtenheft-Unterschied sehr häufig gefragt!
Siehe auch#
- angebotsvergleich — Qualitativer und quantitativer Vergleich der Angebote
- nutzwertanalyse — Bewertung mehrerer Alternativen
- hardwarebeschaffung — Gesamter Beschaffungsprozess
- kaufvertrag beschaffung — Rechtliche Grundlage der Bestellung