Laufende Kosten & Betriebskostenrechnung#

TCO (Total Cost of Ownership) umfasst neben der einmaligen Anschaffung auch alle laufenden Kosten eines IT-Systems – von Personal- und Raumkosten bis zu Lizenzen, Wartung und Abschreibung.

Kostenüberblick IT-Betrieb#

Laufende Kosten entstehen dauerhaft während des Betriebs (im Gegensatz zu einmaligen Anschaffungskosten).

flowchart TD
    A["Laufende Kosten"] --> B["Personalkosten\nGehälter, SV-Beiträge"]
    A --> C["Raumkosten\nMiete, Strom, Heizung"]
    A --> D["Lizenzkosten\nSoftware, Abonnements"]
    A --> E["Wartung & Support\nServiceverträge, Reparaturen"]
    A --> F["Telekommunikation\nInternet, Telefon"]
    A --> G["Abschreibungen\nAfA auf Hardware"]

Gesamtbetriebskosten pro Monat/Jahr#

Prüfungsbeispiel: IT-Abteilung#

Monatliche Kosten einer IT-Abteilung (5 Mitarbeiter):

Nachhaltigkeit & Recycling in der IT#

Nachhaltigkeit in der IT umfasst den ressourcenschonenden Einsatz, die umweltgerechte Entsorgung und die Minimierung negativer Umweltauswirkungen über den gesamten Produktlebenszyklus.

Lebenszyklus eines IT-Geräts#

① Rohstoffgewinnung        (Coltan, Kupfer, Seltene Erden)
        │
② Herstellung               (Energie, Chemikalien, CO₂)
        │
③ Transport & Verpackung    (Logistik, Verpackungsmaterial)
        │
④ Nutzung                  (Strom, Kühlung, Reparatur)
        │
⑤ Entsorgung / Recycling    (Schadstoffe, Wertstoffe)

Nachhaltigkeit bedeutet: In jedem dieser Schritte die Umweltbelastung so gering wie möglich zu halten.

Normen & Prüfzeichen für IT-Hardware#

Prüfzeichen und Kennzeichnungen bestätigen, dass ein Produkt bestimmte Sicherheits-, Qualitäts- oder Umweltstandards erfüllt. Bei der IT-Beschaffung sind sie ein wichtiges Auswahlkriterium.

CE – Conformité Européenne#

  [CE]

CE ist kein Qualitätssiegel, sondern eine Pflichtmarkierung. Es bedeutet nur: Das Produkt darf in der EU verkauft werden.

Nutzwertanalyse#

Die Nutzwertanalyse ermöglicht den qualitativen Vergleich mehrerer Alternativen anhand gewichteter Kriterien. Ergebnis ist ein numerischer Gesamtnutzwert.

Vorgehensweise#

flowchart LR
    A["1. Kriterien\nfestlegen"] --> B["2. Gewichtung\n(Summe = 100%)"]
    B --> C["3. Bewertung\njeder Alternative\n(z.B. 1–5)"]
    C --> D["4. Gewichtete\nPunktzahl\n= Gewicht × Punkte"]
    D --> E["5. Summe\n→ Alternative mit\nhöchstem Wert gewinnt"]

Formel#

• $g_i$ = Gewichtungsfaktor des Kriteriums $i$ (in % oder als Dezimalzahl)
• $p_i$ = Punktzahl der Alternative für Kriterium $i$

Prüfungsbeispiel: Serverauswahl#

Drei Server werden verglichen. Bewertung: 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut).

Qualitativer & Quantitativer Angebotsvergleich#

Bei der Beschaffung von Hardware oder Dienstleistungen werden Angebote mehrerer Lieferanten verglichen. Dabei gibt es zwei Methoden:

1. Quantitativer Angebotsvergleich#

Ziel: Das günstigste Angebot nach Abzug aller Rabatte und Skonti berechnen.

Bezugskalkulation (Formelweg)#

Listenpreis (Katalogpreis)
− Lieferantenrabatt (%)
= Zieleinkaufspreis
− Skonto (%)
= Bareinkaufspreis
+ Bezugskosten (Fracht, Verpackung, Zoll)
= Bezugspreis (Einstandspreis)

Der Bezugspreis ist der tatsächliche Preis, den das Unternehmen pro Einheit zahlt.

Rabatt & Skonto — Kalkulationskette#

Rabatt und Skonto sind Preisnachlässe, die in der Einkaufskalkulation vom Listenpreis zum tatsächlichen Bezugspreis führen – der Rabatt beim Kauf, das Skonto bei schneller Zahlung.

Begriffe#

Kalkulationskette (Einkauf)#

flowchart TD
    A["Listenpreis (brutto)"] --> B["− Rabatt (%)"]
    B --> C["= Zieleinkaufspreis"]
    C --> D["− Skonto (%)"]
    D --> E["= Bareinkaufspreis"]
    E --> F["+ Bezugskosten"]
    F --> G["= Bezugspreis / Einstandspreis"]

Formeln#

Prüfungsbeispiel#

Ein IT-Händler kauft 10 Monitore:

Rechnungsbelege prüfen#

Eine Rechnung muss laut § 14 UStG bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie für den Vorsteuerabzug anerkannt wird und die Zahlung korrekt geprüft werden kann.

Pflichtangaben auf einer Rechnung (§ 14 UStG)#

Für den Vorsteuerabzug muss eine Rechnung alle Pflichtangaben enthalten:

Bei Rechnungen unter 250 € brutto (Kleinbetragsrechnung) gelten vereinfachte Anforderungen.

Übergabeprotokoll & Kundenübergabe#

Die Kundenübergabe ist der letzte Schritt im Beschaffungs- und Installationsprozess. Sie wird formal mit einem Übergabeprotokoll dokumentiert und stellt sicher, dass Kunde und Dienstleister denselben Kenntnisstand haben.

Ablauf der Kundenübergabe#

① Vorbereitung
   └─ Gerät vollständig eingerichtet & getestet
      Alle Komponenten vorhanden (Zubehör, Kabel, Lizenzen)
      Übergabeprotokoll vorbereitet

② Funktionskontrolle vor Ort
   └─ System gemeinsam mit Kunden einschalten
      Alle vereinbarten Funktionen demonstrieren
      Netzwerk, Drucker, Software testen

③ Kundeneinweisung
   └─ Bedienung erklären (Einschalten, Programme, Passwörter)
      Sicherheitshinweise (Passwortvergabe, Updates)
      Entsorgungshinweise (WEEE)

④ Übergabeprotokoll ausfüllen & unterschreiben
   └─ Beide Parteien unterschreiben
      Kopie für Kunden, Kopie für Dienstleister

⑤ Mängel dokumentieren
   └─ Falls Mängel festgestellt: im Protokoll vermerken
      Frist zur Nachbesserung festlegen

Übergabeprotokoll – Aufbau & Pflichtangaben#

Ein Übergabeprotokoll muss folgende Angaben enthalten:

Vollkostenrechnung#

Die Vollkostenrechnung verteilt alle Kosten (fix + variabel) auf die Produkte/Leistungen.

Kostenarten#

Formeln#

Fixkostendegression: Mit steigender Menge sinken die Fixkosten pro Stück.

Warenannahme und Wareneingang#

Beim Wareneingang wird eine Lieferung auf Menge, Qualität und Übereinstimmung mit dem Lieferschein geprüft, bevor sie im Lager gebucht oder reklamiert wird.

Prozess der Warenannahme#

flowchart LR
    A["Lieferung\neintrifft"] --> B["Lieferschein\nprüfen"]
    B --> C["Äußere Prüfung\nPackaging, Schäden?"]
    C --> D["Mengenprüfung\nBestellmenge == Liefermenge?"]
    D --> E["Qualitätsprüfung\nFunktionsfähigkeit, Beschädigungen?"]
    E --> F{Alles OK?}
    F -- Ja --> G["Wareneingang buchen\nBestand erhöhen"]
    F -- Nein --> H["Reklamation /\nRücksendung"]

Belegfluss bei der Beschaffung#

Lieferschein vs. Rechnung#

Rechnungspflichtangaben (§ 14 UStG)#

Eine Rechnung muss enthalten: