Kaufvertrag & Beschaffungsprozess#

Der Beschaffungsprozess beschreibt den Weg von der Bedarfsermittlung über Angebotsvergleich und Bestellung bis zum Kaufvertrag – inklusive der rechtlichen Störungen wie Lieferverzug oder Schlechtlieferung.

Der vollständige Beschaffungsprozess#

① Bedarfsermittlung
   └─ Was wird benötigt? Menge, Spezifikation, Budget

② Anfrage / Ausschreibung
   └─ Anfrage an mehrere Lieferanten senden (Lastenheft)

③ Angebote einholen & prüfen
   └─ Quantitativer Vergleich (Bezugspreis)
      Qualitativer Vergleich (Nutzwertanalyse)

④ Lieferant auswählen & Bestellung aufgeben
   └─ Kaufvertrag kommt zustande

⑤ Auftragsbestätigung erhalten
   └─ Lieferant bestätigt die Bestellung

⑥ Wareneingang & Prüfung
   └─ Lieferschein prüfen, Ware kontrollieren

⑦ Rechnung prüfen & bezahlen
   └─ Pflichtangaben prüfen, Skonto nutzen

Belegfluss im Beschaffungsprozess#

Schritt	Dokument	Aussteller	Bedeutung
1	Anfrage	Käufer → Lieferant	Unverbindliche Bitte um Angebot
2	Angebot	Lieferant → Käufer	Bindend für den Lieferanten (§ 145 BGB)
3	Bestellung	Käufer → Lieferant	Antrag auf Abschluss eines Kaufvertrags
4	Auftragsbestätigung	Lieferant → Käufer	Annahme → Kaufvertrag ist geschlossen!
5	Lieferschein	Lieferant → Käufer	Begleitdokument der Ware (keine Preise)
6	Rechnung	Lieferant → Käufer	Zahlungsaufforderung (mit Preisen)
7	Zahlungsbeleg	Käufer → Lieferant	Nachweis der Bezahlung

Wichtig: Der Kaufvertrag kommt mit der Auftragsbestätigung zustande (Angebot + Annahme nach § 145 BGB). Alternativ: Bestellung = Angebot des Käufers → Lieferung = stillschweigende Annahme.