Kaufvertrag & Beschaffungsprozess#

Der Beschaffungsprozess beschreibt den Weg von der Bedarfsermittlung über Angebotsvergleich und Bestellung bis zum Kaufvertrag – inklusive der rechtlichen Störungen wie Lieferverzug oder Schlechtlieferung.

Der vollständige Beschaffungsprozess#

① Bedarfsermittlung
   └─ Was wird benötigt? Menge, Spezifikation, Budget

② Anfrage / Ausschreibung
   └─ Anfrage an mehrere Lieferanten senden (Lastenheft)

③ Angebote einholen & prüfen
   └─ Quantitativer Vergleich (Bezugspreis)
      Qualitativer Vergleich (Nutzwertanalyse)

④ Lieferant auswählen & Bestellung aufgeben
   └─ Kaufvertrag kommt zustande

⑤ Auftragsbestätigung erhalten
   └─ Lieferant bestätigt die Bestellung

⑥ Wareneingang & Prüfung
   └─ Lieferschein prüfen, Ware kontrollieren

⑦ Rechnung prüfen & bezahlen
   └─ Pflichtangaben prüfen, Skonto nutzen

Belegfluss im Beschaffungsprozess#

Wichtig: Der Kaufvertrag kommt mit der Auftragsbestätigung zustande (Angebot + Annahme nach § 145 BGB). Alternativ: Bestellung = Angebot des Käufers → Lieferung = stillschweigende Annahme.

Warenannahme und Wareneingang#

Beim Wareneingang wird eine Lieferung auf Menge, Qualität und Übereinstimmung mit dem Lieferschein geprüft, bevor sie im Lager gebucht oder reklamiert wird.

Prozess der Warenannahme#

flowchart LR
    A["Lieferung\neintrifft"] --> B["Lieferschein\nprüfen"]
    B --> C["Äußere Prüfung\nPackaging, Schäden?"]
    C --> D["Mengenprüfung\nBestellmenge == Liefermenge?"]
    D --> E["Qualitätsprüfung\nFunktionsfähigkeit, Beschädigungen?"]
    E --> F{Alles OK?}
    F -- Ja --> G["Wareneingang buchen\nBestand erhöhen"]
    F -- Nein --> H["Reklamation /\nRücksendung"]

Belegfluss bei der Beschaffung#

Lieferschein vs. Rechnung#

Rechnungspflichtangaben (§ 14 UStG)#

Eine Rechnung muss enthalten: