Kaufvertrag & Beschaffungsprozess

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Kaufvertrag & Beschaffungsprozess#

Der Beschaffungsprozess beschreibt den Weg von der Bedarfsermittlung über Angebotsvergleich und Bestellung bis zum Kaufvertrag – inklusive der rechtlichen Störungen wie Lieferverzug oder Schlechtlieferung.

Der vollständige Beschaffungsprozess#

① Bedarfsermittlung
 └─ Was wird benötigt? Menge, Spezifikation, Budget

② Anfrage / Ausschreibung
 └─ Anfrage an mehrere Lieferanten senden (Lastenheft)

③ Angebote einholen & prüfen
 └─ Quantitativer Vergleich (Bezugspreis)
 Qualitativer Vergleich (Nutzwertanalyse)

④ Lieferant auswählen & Bestellung aufgeben
 └─ Kaufvertrag kommt zustande

⑤ Auftragsbestätigung erhalten
 └─ Lieferant bestätigt die Bestellung

⑥ Wareneingang & Prüfung
 └─ Lieferschein prüfen, Ware kontrollieren

⑦ Rechnung prüfen & bezahlen
 └─ Pflichtangaben prüfen, Skonto nutzen

Belegfluss im Beschaffungsprozess#

Schritt	Dokument	Aussteller	Bedeutung
1	Anfrage	Käufer → Lieferant	Unverbindliche Bitte um Angebot
2	Angebot	Lieferant → Käufer	Bindend für den Lieferanten (§ 145 BGB)
3	Bestellung	Käufer → Lieferant	Antrag auf Abschluss eines Kaufvertrags
4	Auftragsbestätigung	Lieferant → Käufer	Annahme → Kaufvertrag ist geschlossen!
5	Lieferschein	Lieferant → Käufer	Begleitdokument der Ware (keine Preise)
6	Rechnung	Lieferant → Käufer	Zahlungsaufforderung (mit Preisen)
7	Zahlungsbeleg	Käufer → Lieferant	Nachweis der Bezahlung

Wichtig: Der Kaufvertrag kommt mit der Auftragsbestätigung zustande (Angebot + Annahme nach § 145 BGB). Alternativ: Bestellung = Angebot des Käufers → Lieferung = stillschweigende Annahme.

Warenannahme & Wareneingang

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Warenannahme und Wareneingang#

Beim Wareneingang wird eine Lieferung auf Menge, Qualität und Übereinstimmung mit dem Lieferschein geprüft, bevor sie im Lager gebucht oder reklamiert wird.

Prozess der Warenannahme#

flowchart LR
 A["Lieferung\neintrifft"] --> B["Lieferschein\nprüfen"]
 B --> C["Äußere Prüfung\nPackaging, Schäden?"]
 C --> D["Mengenprüfung\nBestellmenge == Liefermenge?"]
 D --> E["Qualitätsprüfung\nFunktionsfähigkeit, Beschädigungen?"]
 E --> F{Alles OK?}
 F -- Ja --> G["Wareneingang buchen\nBestand erhöhen"]
 F -- Nein --> H["Reklamation /\nRücksendung"]

Belegfluss bei der Beschaffung#

Dokument	Aussteller	Zweck
Bestellung	Käufer	Auftrag an Lieferant
Auftragsbestätigung	Lieferant	Bestätigung der Bestellung
Lieferschein	Lieferant	Begleitdokument der Ware
Rechnung	Lieferant	Zahlungsaufforderung
Zahlungsbeleg	Käufer	Nachweis der Bezahlung

Lieferschein vs. Rechnung#

	Lieferschein	Rechnung
Zweck	Dokumentiert gelieferte Ware	Fordert Zahlung
Enthält Preise?	Nein (meistens)	Ja
Rechtlich bindend?	Nein	Ja (Zahlungspflicht)
Aufbewahrung	Betriebsintern	Pflicht (10 Jahre, §257 HGB)

Rechnungspflichtangaben (§ 14 UStG)#

Eine Rechnung muss enthalten:

Wareneingang on FISI Lernzettel